CCJ realiza trabalho de gestão documental

O Centro de Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba está realizando o processamento técnico dos documentos arquivísticos relativos ao curso de Graduação em Direito da UFPB como parte do trabalho de Gestão de Documentos do CCJ.

A equipe é composta por uma estagiária, uma bolsista e cerca de dez estudantes de Arquivologia, que atuam como voluntários do projeto de extensão para Preservação da Memória do Curso de Direito da UFPB, juntamente com dois servidores técnico-administrativos, dentre eles o Arquivista do centro, coordenador do projeto.

Voluntários e bolsista do projeto de extensão

O trabalho foi iniciado em fevereiro de 2018, com a produção de um diagnóstico documental do CCJ, a partir do qual foram iniciadas as ações de gestão de documentos e preservação da memória da unidade.

Os documentos tratados correspondem a parte do arquivo do curso de Direito que estava armazenado na sede do CCJ no Campus I e no prédio histórico da Faculdade de Direito, no centro de João Pessoa.

A Gestão de Documentos está prevista na constituição federal, em seu art. 216, regulamentada pela Lei 8.159/1991, pelo Decreto 4.073/2002 e por resoluções específicas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), como é o caso da resolução CONARQ nº 40/2014,que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos.

Documentação para eliminação

A equipe identificou e codificou de acordo com o Plano de Classificação de Documentos das Instituições Federais de Ensino, cerca de 20.000 documentos, em seguida realizou os procedimentos de destinação estabelecidos pela legislação.

Transporte da documentação

No último dia 31/10/2019 o centro encaminhou 14.069 documentos para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFPB, que irá analisar a listagem de eliminação e encaminhar para a homologação do Arquivo Nacional. Após a homologação, o edital de eliminação de documentos deverá ser publicado no Diário Oficial da União, seguido por um prazo para que interessados na documentação possam reivindicá-la. Por fim, o Arquivo Central procederá a fragmentação dos documentos ou o envio para uma cooperativa de reciclagem.

Documentos entregues à CPAD

Foi produzido um instrumento de controle e consulta ao acervo, que atualmente consta de 1.650 documentos na fase corrente (consulta frequente), 2.452 documentos na fase intermediária (aguardando destinação) e 1.400 documentos de valor histórico (que serão preservados de forma permanente). Isto é, junto com os 14.069 documentos encaminhados para a eliminação, o CCJ já realizou a gestão de 19.571 documentos.

Equipe do projeto de extensão

Ainda há muito a ser feito no que se refere ao trabalho arquivístico no CCJ, contudo, a finalização dessa etapa mostra a importância da gestão de documentos para a racionalização do espaço, para garantia da preservação dos documentos de valor permanente e para confirmar a eficiência da atuação dos projetos de extensão para o desenvolvimento de ações concretas de melhoria do ensino e das diversas ações da universidade.