O Centro de
Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba está realizando o
processamento técnico dos documentos arquivísticos relativos ao curso de
Graduação em Direito da UFPB como parte do trabalho de Gestão de Documentos do
CCJ.
Voluntários e bolsista do projeto de extensão
O trabalho foi
iniciado em fevereiro de 2018, com a produção de um diagnóstico documental do
CCJ, a partir do qual foram iniciadas as ações de gestão de documentos e
preservação da memória da unidade.
Os documentos
tratados correspondem a parte do arquivo do curso de Direito que estava
armazenado na sede do CCJ no Campus I e no prédio histórico da Faculdade de Direito,
no centro de João Pessoa.
A Gestão de Documentos
está prevista na constituição federal, em seu art. 216, regulamentada pela Lei
8.159/1991, pelo Decreto 4.073/2002 e por resoluções específicas do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ), como é o caso da resolução CONARQ nº 40/2014,que
estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos.
Documentação para eliminação
A equipe identificou
e codificou de acordo com o Plano de Classificação de Documentos das Instituições
Federais de Ensino, cerca de 20.000 documentos, em seguida realizou os
procedimentos de destinação estabelecidos pela legislação.
Transporte da documentação
No último dia
31/10/2019 o centro encaminhou 14.069 documentos para a Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos da UFPB, que irá analisar a listagem de eliminação e encaminhar
para a homologação do Arquivo Nacional. Após a homologação, o edital de
eliminação de documentos deverá ser publicado no Diário Oficial da União, seguido
por um prazo para que interessados na documentação possam reivindicá-la. Por
fim, o Arquivo Central procederá a fragmentação dos documentos ou o envio para
uma cooperativa de reciclagem.
Foi produzido um instrumento de controle e consulta ao acervo, que atualmente consta de 1.650 documentos na fase corrente (consulta frequente), 2.452 documentos na fase intermediária (aguardando destinação) e 1.400 documentos de valor histórico (que serão preservados de forma permanente). Isto é, junto com os 14.069 documentos encaminhados para a eliminação, o CCJ já realizou a gestão de 19.571 documentos.
Documentos entregues à CPAD
Foi produzido um instrumento de controle e consulta ao acervo, que atualmente consta de 1.650 documentos na fase corrente (consulta frequente), 2.452 documentos na fase intermediária (aguardando destinação) e 1.400 documentos de valor histórico (que serão preservados de forma permanente). Isto é, junto com os 14.069 documentos encaminhados para a eliminação, o CCJ já realizou a gestão de 19.571 documentos.
Equipe do projeto de extensão
Ainda há muito a ser feito no que se refere ao trabalho arquivístico no CCJ, contudo, a finalização dessa etapa mostra a
importância da gestão de documentos para a racionalização do espaço, para
garantia da preservação dos documentos de valor permanente e para confirmar a
eficiência da atuação dos projetos de extensão para o desenvolvimento de ações
concretas de melhoria do ensino e das diversas ações da universidade.
